Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải có một quy trình vận hành hoàn chỉnh và chuyên nghiệp để có hướng đi đúng đắn ngay trong những bước đầu phát triển. Vậy vận hành là gì? CEO nên vận hành thế nào để mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp?

Khái niệm vận hành là gì?

Vận hành là một chuỗi các bước thiết kế, thực thi và kiểm soát hoạt động của tổ chức / doanh nghiệp, được thực hiện bởi nhân sự hoặc các bộ phận trong tổ chức với mục đích đạt được mục tiêu nhất định. Nó như một bản đồ hướng dẫn cho nhân sự trong tổ chức để đảm bảo mục tiêu của họ được đạt được một cách hiệu quả. Mỗi công việc trong quy trình vận hành thể hiện một nhiệm vụ cụ thể của một cá nhân hay một nhóm nhân viên sẽ đảm nhận thực hiện. 

Mục tiêu của vận hành doanh nghiệp

Các công đoạn thiết kế, thực thi và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp nhằm đảm bảo những mục tiêu sau:

• Đảm bảo việc sử dụng nguồn lực đúng cách.
• Tối ưu việc sử dụng tài nguyên, tối đa hiệu suất hoạt động.
• Dự đoán tương lai, xây dựng kế hoạch phát triển đúng hướng.
• Kiểm soát rủi ro dễ dàng, kế hoạch điều chỉnh kịp thời.

Lợi ích của quản lý vận hành

Tùy theo quy mô, mô hình của tổ chức / doanh nghiệp khác nhau mà cách vận hành sẽ mang lại những lợi ích có thể kể đến như sau:

• Xác định được thứ tự và khối lượng công việc rõ ràng.
• Tiết kiệm thời gian hoạt động và tăng năng suất hoạt động của doanh nghiệp.
• Giảm thiểu tối đa rủi ro và cải tiến khả năng vận hành.
• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.
• Tăng tốc phát triển, tạo ra những bước nhảy đột phá.

5 Giai đoạn xây dựng quy trình vận hành cho doanh nghiệp

Giai đoạn 1: Design - Xây dựng và Thiết kế quy trình vận hành

Bước 1: Xác định các mục đích trong quy trình vận hành doanh nghiệp

Để việc vận hành đảm bảo phát triển đúng hướng và hiệu quả bạn cần phải xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc này:

• Để làm gì?
• Cá nhân, phòng ban nào sẽ đảm nhận?
• Áp dụng cho các công việc, dự án nào?
• Mục tiêu và kết quả hoạt động vận hành là gì?

Bước 2: Chuẩn hóa quy trình

Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo nhân viên để triển khai quy trình vận hành rõ ràng, chi tiết đa phần sẽ được áp dụng theo công thức 5W-1H-5M:

Mô hình 5W-1H nhằm để xác định được các đầu việc

• Why: Lý do xây dựng quy trình vận hành là gì?
• What: Nội dung công việc, các bước thực hiện như thế nào?
• Where: Địa điểm sẽ được triển khai?
• When: Thời điểm thích hợp để triển khai và kết thúc quy trình vận hành?
• Who: Đối tượng phụ trách chính, hỗ trợ thực hiện, kiểm duyệt cuối cùng?
• How: Cách thức làm việc, hướng dẫn vận hành máy móc, tài liệu,…?

Mô hình 5M để xác định được nguồn lực

• Man: Yêu cầu về nhân sự: trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng thế nào?
• Money: Chi phí thực hiện là bao nhiêu?
• Material: Cần những nguyên vật liệu để vận hành là gì? Lựa chọn những nhà cung ứng nào phù hợp?
• Machine: Sử dụng các loại máy móc, công nghệ hỗ trợ nào?
• Method: Cần thực hiện các phương pháp?

Bước 3: Theo sát và kiểm tra quy trình vận hành

Để nhanh chóng điều chỉnh quy trình vận hành doanh nghiệp sao cho phù hợp bạn cần phải xác định các yếu tố sau:

• Người đảm nhận kiểm tra là ai?
• Kiểm soát các công việc gì? Tiêu chuẩn đánh giá ra sao? Vấn đề trọng yếu là gì?
• Tần suất kiểm tra như thế nào?
• Sử dụng các phương pháp kiểm tra nào?

Bước 4: Tạo thành văn bản hoàn thiện

Sau khi đã tổng hợp đầy đủ các thông tin công việc, các kiểm tra, phương pháp kiểm soát, đối tượng thực hiện,… bạn cần trình bày tất cả thành một văn bản hoàn thiện. Các bản mô tả này sẽ trở thành cơ sở hướng dẫn cho các nhân sự, đảm bảo việc tuân thủ dễ dàng và hiệu quả nhất.

Giai đoạn 2: Modeling - Mô hình hóa quy trình vận hành

Các nội dung ở giai đoạn đầu được minh họa thành hình ảnh gồm các bước định hướng công việc và đối tượng tham gia cụ thể với mục đích là để:

• Dễ dàng đánh giá được chất lượng sản phẩm đầu ra dựa vào quy trình vận hành tiêu chuẩn.
• Nhanh chóng nhận ra được các giai đoạn cần loại bỏ hoặc cài tiến thêm để có thể tái thiết kế quy trình.
• Cơ sở thông tin đầy đủ giúp nhân viên nắm được cách thức hoạt động của quy trình vận hành là gì, đặc biệt là nhân viên mới.

Có rất nhiều mô hình hóa quy trình chuẩn nhưng phổ biến đó chính là Flowchart, mô hình này sẽ giúp doanh nghiệp làm rõ các bước trong giai đoạn, nhấn mạnh điều kiện thay đổi rõ ràng.

Giai đoạn 3: Execution - Triển khai quy trình

Sau khi hoàn thành bước trên bạn sẽ bắt đầu triển khai và ứng dụng quy trình vào công việc như: Lưu trữ tài liệu, hoạt động triển khai theo thời gian, xác định đầu mục để lãnh đạo theo dõi tiến độ, ghi nhận và đánh giá song song để tối ưu vận hành kịp thời. 

Giai đoạn 4: Monitoring - Theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình hoạt động

Đây là bước quan trọng để bạn có thể ghi nhận phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động và vận hành của quy trình, gồm:

• Thời gian xử lý.
• Chi phí đã sử dụng.
• Chất lượng đầu ra của sản phẩm / dịch vụ.

Sau khi đã đánh giá bạn sẽ dễ dàng biết được hiệu của quy trình vận hành là gì, từ đó có cơ sở tối ưu và hoàn thiện đúng đắn.

Giai đoạn 5: Optimization: Tối ưu quy trình

Dựa vào kết quả theo dõi và đánh giá ở bước trên, bạn sẽ dễ dàng xác định được những thiếu sót và những mặt còn hạn chế trong quy trình hiện tại. Từ đó, có cách điều chỉnh và loại bỏ các bước, các yếu tố không cần thiết để hoàn thiện quy trình tốt hơn, chuyên nghiệp hơn.

-----------------

Mọi thông tin chi tiết về chương trình xin vui lòng liên hê:

Học viện CEO Việt Nam CNH

Hotline: 0888 12 14 16

Fanpage: https://www.facebook.com/hocvienceocnh

Chương trình CEO Quản trị Kiến tạo: https://ceoquantri.ceonamdinh.vn/kientao

Chương trình CEO Quản trị Vận hành: http://ldp.ink/vanhanh